Jouw kantoor een talent-magneet: 5 tips

1. Een kantoor met een verhaal

Of je het nu gebruikt om in stilte te werken met collega’s, om nieuwe klanten te ontmoeten, te vergaderen, voor teambuilding of voor fun… je hebt een fysieke plek nodig die de unieke cultuur van je organisatie uitstraalt waarin zowel je medewerkers als klanten je visie herkennen. Bij veel bedrijven kom je binnen in een indrukwekkende ontvangstruimte die volledig on-brand is, om vervolgens in een inspiratieloze kantoortuin te belanden. Gemiste kans. Want de jonge generatie professionals wil zich persoonlijk verbonden voelen met het bedrijf waar ze hun kostbare tijd aan spenderen. En dat betekent dat zij gedurende de hele dag geinpirereerd willen blijven; of ze nou vergaderen, lunchen, brainstormen of geconcentreerd werken. Het ideale kantoor vertelt dan ook het verhaal van je bedrijf.

2. Maak alles zo flexibel mogelijk

Je wilt groeien en het ziet ernaar uit dat je je team gaat verdubbelen. Goed nieuws! Maar ga je dan dubbel zo ruim huren? Liever niet, zou ik zeggen. In plaats van op de groei huren, kun je beter flexibel huren. Flexibel qua inrichting van je kantoor, je contract en de mindset van het team.

Inrichting
Een paar jaar geleden switchten we massaal van afgesloten kantoren naar de open kantoortuin. Nu weten we inmiddels dat de hele dag in de kantoortuin werken voor veel mensen niet prettig werkt. Dus nu willen we voor elke activiteit een aparte ruimte. En welke ruimtes dat moeten zijn, verandert steeds. Daarom is het van belang dat je voor een inrichting kiest die je kunt aanpassen aan de veranderende behoeftes.

Reguleer aanwezigheid
Een bedrijf met 20 medewerkers kan prima volstaan met een kantoor waar 10 werkplekken zijn. En misschien zelfs nog wel minder. Kwestie van de aanwezigheid goed regelen. Dan moet je dus ook afstappen van vaste werkplekken. Denk naast thuiswerken ook aan het op locatie werken bij de klant. Naast het voordeel voor je eigen kantoorbezetting, is het vaak ook voor de klant van toegevoegde waarde. En wordt die ene veeleisende klant opeens een sparring-partner.

3. Faciliteer in alles wat het leven aangenamer maakt

Om talent aan te trekken heb je aan een hippe kantoortuin en vergaderruimtes niet genoeg. Kies allereerst een bruisende omgeving die goed bereikbaar is met OV en met nabij gelegen faciliteiten zoals horeca en sport zodat werk en vrije tijd soepel in elkaar kunnen overlopen. Zo hoef je je eigen kantoorruimte alleen nog in te richten met de faciliteiten en services die voor jullie belangrijk zijn.
Om het optimale uit je dag te halen, is er voor elke activiteit idealiter een speciaal ingerichte ruimte. Om individueel in stilte te werken, vergaderen, brainstormen, ontspannen, lunchen, bellen, etc. Voor veel bedrijven is dat niet haalbaar, omdat de ruimte en/of het budget ontbreekt om al deze verschillende ruimtes in te richten. En als je er zelf in investeert ben je niet meer flexibel. Shared workspaces bieden vaak wel de gewenste faciliteiten en services in combinatie met een flexibel contract.

4. Maak plezier samen

Niet alleen op vrijdagmiddag en 2 keer per jaar tijdens een bedrijfsuitje, maar elke dag. Als iemand thuis zijn of haar geluksmoment van de dag deelt, gaat het meestal niet over de inhoud van dat ene toffe project, maar wel over fijne sociale momenten met collega’s. Social interactie en de werkomgeving bepalen in grote mate ons werkgeluk. En hoe we over ons bedrijf denken straalt af op onze omgeving. Dus als je talent wil aantrekken en behouden, zorg dan dat er lol gemaakt kan worden op kantoor. En dat daar letterlijk en figuurlijk ruimte voor is.

5. Doorbreek gewoontes en experimenteer

Nieuwe collega’s hebben vaak de meest frisse ideeën. Als je hun ideeën omarmt en doorvoert, voelen ze zich thuis en serieus genomen. Maar de bestaande collega’s laten hun gewoontes niet zomaar veranderen. De manier waarop we gewend zijn ons op kantoor te gedragen, verandert vaak slechts in kleine stapjes.
Zorg daarom dat er ruimte is om te experimenteren, zonder dat anderen daar last van hebben. Dan kunnen de meest innovatieve collega’s de rest mee op sleeptouw nemen. Bijvoorbeeld om gezonder te lunchen, tijdens werktijd te sporten, jezelf te laten knippen tijdens werktijd, een middagdutje te doen, te wandelen tijdens de pauze, etc.

Als je regelmatig met het hele team nadenkt over hoe de kantooromgeving kan bijdragen aan meer werkgeluk, brengen alleen die gesprekken al veel positieve energie. Mits je er vervolgens iets mee doet natuurlijk ;-)

Door Koen van Loon
Koen van Loon ontwikkelt shared workspaces bij KRAGT, waaronder MELT en KICK Offices.